これで完璧!プレゼン会場の事前段取りリスト

 

こんにちは。

最近こんにゃくゼリーにはまっているシリユウです。

 

今回は「プレゼン会場の準備・段取り内容」についてお伝えします。

 

プレゼンやスピーチを行うことになった際、場合によっては会場のセッティングを行わなければならないことがあります。

 

また、あなたが運営側の場合、発表者がスムーズにプレゼンできるよう、段取りをしっかりする必要があります。

 

これを読んでいるあなたは、会議室などをプレゼンできる環境に段取りしなければならない人ですよね。

 

会場によっては大小あり、どんな機器や椅子をどのくらい準備したらよいのか分からない、

 

という方もいると思います。

 

そこで「プレゼン会場の事前段取り及び確認」が重要になってきます。

 

プレゼン会場を準備するにあたり、あなたは以下のように考えているのではないでしょうか。

 

・プロジェクターはどんな種類を準備したらいい?

・会場の雰囲気が分からないから、椅子や机などはどのくらい必要なの?

・会場をプレゼン環境にするための、必要最低限の準備リストは何?

 

このように、会場の事前準備に関して分からないことが多いですよね。

 

しかし、今回の記事を読むと、会場をプレゼン環境にするための必要な準備リストや段取りを身に付けることができます。

 

例えば、

 

・プレゼン会場の下見により、当日起こる可能性のある不具合に対して対処できる。

・必要な機器及び物などを事前に把握することで、当日になって慌てる必要がなくなる。

・段取りをしっかり行うことでプレゼンがうまくいき、自分に自信がもてるようになる。

 

といった結果を得ることができます。

 

この記事を読み進めると、プレゼン会場の事前準備内容を理解することができます。

 

特に、緊張しやすくても段取りよくして発表を成功させたいあなたにとって必見です!

 

~目次~

  1. プレゼン会場の下見を行う
  2. 事前準備リスト
  3. 目的別会場セッティングの方法
  4. まとめ

 

 

プレゼン会場の下見を行う

 

プレゼンを行うことになった際、会場を選定しますよね。

 

使い慣れた会議室で行う場合もありますし、もしかしたら初めての場所で行うことになるかもしれません。

 

そこで、「下見」が重要になります。

 

下見、これ重要です。

 

理由はプレゼンする場所を事前に把握せずに本番を迎えると、会場の雰囲気に飲まれる可能性があるからです。

 

また、聴衆がどのくらい来るのか考え、机や椅子の段取りも行わなければなりません。

 

本番は緊張しますし、急なトラブルも発生するかもしれません。

 

あなたがあがりやすい性格であれば、尚更事前の下見は十分に行っておく必要があります。

 

次に、下見を行った後の事前準備リストについて見ていきましょう。

 

 

事前準備リスト

 

事前に準備するものが分からない、何があれば会場でのトラブルを最小限に抑えられる?

 

あなたはこんな疑問をお持ちでないでしょうか?

 

プレゼン本番のために、事前に準備する機材等に関してお伝えします。

 

プロジェクター

会場で貸し出しが可能か確認しましょう。

 

持参しなければならない場合、ケーブル及び延長コードも忘れずに。

 

下見の際に可能であれば、実際に使用するパソコンとプロジェクターを接続して、スライドが映るかどうか確認しましょう。

 

(パソコンにより接続不良となる可能性があります)

 

スクリーン

スクリーン持参であれば、聴衆が見やすい場所を決めて配置します。

 

その際に、プロジェクター及びパソコンがあれば接続してスクリーンに映してみましょう。

 

スクリーン-プロジェクターの距離を調整する際、ベストな映る位置が分からず多少手こずることがあります。

 

マイク・マイクスタンド

これらも会場で貸し出し可能かどうか確認しましょう。

 

レーザーポインター

事前にプレゼンターに必要かどうか確認します。

 

必要であれば、予備を含めて2つは用意しておきましょう。

 

プレゼンター用の飲み水

コップも併せて準備しておきましょう。

 

ホワイトボード

必要となれば、ペンのインク残量確認も忘れずに。

 

椅子・テーブル

会場で貸し出し可能がほとんどですが、個数は確認しておきましょう。

 

不足する場合は別の場所から持っていかなければなりません。

 

会場使用マニュアル

会場の設備の使用方法が記載されているマニュアルは必ず準備しておきましょう。

 

 

目的別会場セッティングの方法

 

会場のレイアウトは、聴衆全員がスクリーンをよく見えるように配置することが重要です。

 

あなたは、プロジェクターの機器や登壇者などによりスクリーンが見えない、見えづらいという経験をしたことがあるかもしれません。

 

基本的には次の5つのレイアウトが挙げられます。

 

 

 

 

 

 

 

5つの中で、プレゼンターが最も聴衆をコントロールしやすいレイアウトは「②教室式」です。

 

机は斜め配列(フィッシュボーン:魚の骨)にしましょう。

 

また、レイアウトよって、用意する机や椅子を段取りしましょう。

 

この際、「90%の法則」で考えます。

 

どういうことかと言うと、例えば100人の聴衆を考えているならば、当日は10人くらいの欠席者が出るのが普通です。

 

それを見込んで椅子の数を80席にします。

 

遅く会場入りした人のために、10席くらいの椅子を準備しておきます。

 

これによって、前方に空席が生ずることを防止することができます。

 

 

まとめ

今回は、「プレゼン会場の準備・段取り内容」についてお伝えしました。

 

この記事を読んであなたには、まずは会場の下見を行っていただきます。

 

それから備品や機材の段取りを行ってください。

 

下見あっての準備・段取りなので、下見を疎かにしないようにしましょう。

 

他にも役立つ内容をお伝えしていますので、気軽にコメントお願いします。

 

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