5W1Hを明確にしてプレゼンの基本事項を徹底しよう

こんにちは。出張から出張と移動ばかりのシリユウです。

 

今回は、「5W1Hを明確にしてプレゼンの基本事項を徹底する方法」についてお伝えします。

 

5W1Hとは

When(いつ)

・Where(どこで)

・Who(誰に)

・What(何を)

・Why(なぜ)

・How(どのように)

です。

 

これを読んでいるあなたは、例えば社内で上司からプレゼンを頼まれているのでないでしょうか?

 

「新商品に関する説明を任せた」「取引相手が納得するようなプレゼンを頼んだ」

 

こういう風に頼まれるとかなり責任を感じてテンパりますよね。

 

また、学生であれば研究の中間発表等を先に控えており、情報収集やスライド作成に取り掛かろうとしていると思います。

 

会社員のあなたはいきなり上司にプレゼンを頼まれ、以下のように考えているのではないでしょうか。

 

・プレゼンを任されたけど、いつどこでやるのか不明だ。

・誰に対して発表するのだろう。出席者はだ誰だろう?

・なぜこのプレゼンテーションを行うのか目的がはっきりしない。

 

このように、基本的なことがよく分かっていない状態も考えられます。

 

しかし、今回の記事を読むと、プレゼンに関する基本的な情報を得るだけでなく、事前準備をしっかり行う方法も得ることができます。

 

例えば、

 

・いきなり任されたプレゼンでも、5W1Hを徹底することで準備をしっかり行うことができる。

・プレゼンテーションを行う目的を明確にすることができる。

・プレゼン前の基本事項を抑えることで、うまく発表ができ自信が持てるようになる。

 

といった結果を得ることができます。

 

この記事を読み進めると、5W1Hを明確にして事前準備を徹底することができます。

 

特に大事な発表の機会があるあなたにとって必見です!

 

~目次~

  1. プレゼンを任せられた!まずは5W1Hを明確に
  2. Why~目的を先に考えよう~
  3. 聴衆分析を行う重要性
  4. まとめ

 

 

プレゼンを任せられた!まずは5W1Hを明確に

 

会社員であれば、ある日上司に呼ばれこんなことを言われたとします。

 

「社内で今回の企画に関するプレゼンテーションをお願いしたい。よろしくな」

 

おそらくあなたはいきなり伝えられた内容に少しびっくりするかもしれません。

 

しかし、おそらく「いつ行うのですか?」「どこでプレゼンするのですか?」

 

など、その上司に尋ねることでしょう。

 

このような時には、あなたには5W1Hで基本情報を得るように行動してもらいます。

 

When=何月何日で、開始は何時で何時間か?

Where=どこで行うのか?会場は?

Who=出席者は誰か?

What=内容は何か?

Why=なぜプレゼンテーションを行うのか?

How=どのように行うか?使用する機材などは?

 

上司や関係者に対して、これら5W1Hに関して詳細に尋ねてください。

 

出来るだけ多くの情報を集めます。

 

例えば、「Why」に関して、次でお伝えしますが、聴衆に対してプレゼン後にどのような状態になっているのが理想なのか

 

考えることが重要になってきます。

 

 

Why~目的を先に考えよう~

 

プレゼンを考えることになった場合、5W1Hの中で何が最も重要な項目になるのでしょうか。

 

おそらく「What(何を話せばよいのか)」を考えようとします。

 

しかし、Whatよりも重要なことが「Why(プレゼンの目的)」です。

 

企画段階では内容から考えるのではなく、先に結論を考えるようにしてください。

 

私も内容から先に作成したことがあり、スライドだけが増えてしまって何を伝えるためのプレゼンなのかがブレていたことがありました。

 

当然聴衆には印象が薄く、あまり理解されない内容となります。

 

20分間のプレゼンを行う場合、20分後に聴衆にどのような状態になっていてほしいのか、考えることが大切です。

 

例えば、「現段階の工程を1週間短縮すること」と明記すれば、目的が明確になります。

 

 

聴衆分析を行う重要性

 

聴衆分析は、5W1Hの「Who(誰に)」に該当します。

 

聴衆を知ることで、プレゼンをどのような構成にするのか考える必要があります。

 

また、聴衆分析を行ったシナリオのプレゼンは、聴衆の満足度が向上するため、あなたが提案した内容に同意してくれる可能性も高まります。

 

聴衆分析で役立つ3つのポイントを紹介します。

 

聴衆がどのような層なのかを知る

 

年齢構成

性別

知識のバックグラウンド

業種や仕事内容

役職

 

など、調べておきます。

 

大人数での聴衆分析が難しいと感じる場合、少人数の打ち合わせから取り組むのことがお勧めです。

 

聴衆の知識レベルを知る

 

あなたが仮に、「設備のギア更新に関して」のプレゼンを行う場合、相手が経営者であれば専門技術や機能的説明はそんなに必要ないと考えられます。

 

逆に現場一線で活躍している人に対しては、機能面や使用方法等、専門的な内容をプレゼンしなければなりません。

 

聴衆がどんな層でどのような知識レベルを有しているのか、それらに合ったプレゼンを行うことが大切です。

 

聴衆の態度を知る

 

聴衆の中には、あなたのプレゼンに対して好意的な人や非好意的な人、否定的な人等、様々な人がいます。

 

意見に対して否定から入り、反対意見や自分の意見を述べる人に対しては、事前に対策を練っておく必要があります。

 

私も、上司の上司のまた上の上司に自分のプロジェクトを説明する際は、専門的な内容は程ほどにして、かかる経費の話題を中心に持っていきます。

 

学生であれば、研究発表際に嫌な教授が一人はいたはずです。

 

そういった人への事前の根回しを行っておくと、あなたのプレゼンは一歩成功に近づきます。

 

 

まとめ

今回は、「5W1Hを明確にしてプレゼンの基本事項を徹底する方法」についてお伝えしました。

 

これを読んだあなたには、プレゼンを任せられたらまずは「Why(プレゼンの目的)」を最初に考えてもらいます。

 

それから聴衆分析→内容と進めていくようにしていきましょう。

 

目的、聴衆分析がしっかりしていると、内容は自然と固まってくると考えます。

 

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