こんにちは。新しい出張先にやってきましたシリユウです。
今回は、「プレゼン資料の構成」についてお伝えします。
構成を考える際、どういったプレゼンを行うかによって構成が変わってきますよね。
それに、資料の構成っていろいろあって正直どう活用すればよいのか分からない！って人もいるかと思います。
これを読んでいるあなたは、近い内にプレゼン発表を控えていて構成に迷っているのでないでしょうか？
いきなり会社の上司にプレゼンを頼まれ、以下のように考えているのではないでしょうか。
・プレゼン内容は社内向けで、企画内容を分かりやすく伝えるための構成はどうすればいいのだろう。
・客先へ新商品の魅力を伝えたいが、どのような内容にすれば提案しやすくなるだろう。
・発表が苦手でどうしても文字ばかりに頼ったスライドになってしまう。
このように、資料の構成やうまく伝えられないといった悩みをお持ちですよね。
しかし、今回の記事を読むと、使えるプレゼン資料の構成方法を身につけることができます。
・社内向け、客先向けのプレゼン資料など、用途に応じて資料作成することができる。
・文字ばかりのスライドをイラストを効果的に用いて分かりやすく作成できる。
・聴衆の脳に訴えかけるようなプレゼンを行うことができる。
といった結果を得ることができます。
この記事を読み進めると、思わず聴衆が前のめりになるプレゼン構成の方法を身に付けることができます。
特に企画内容をプレゼンする機会があるあなたにとって必見です！
～目次～
「導入」より「骨組み」を優先してプレゼンの内容を考えよう
あなたがプレゼンの内容構成と考える際、導入部分から考え始めるでしょうか？
おそらくそれが普通ですよね。
しかし、導入部分は後で考えるようにしましょう。
理由として、導入部分は多くの場合「骨組み」から派生して作成されるからです。
ゆえに、常に「骨組み」を最初にまとめることが重要です。
骨組みをまとめる方法とは？
まず、あなたには付箋（3cm×5cm）を準備してもらいます。
そこにあなたのプレゼンで伝えたいことをどんどん書き出していきます。
（一枚につき一つずつ書きます）
そうです。自分でブレーンストーミングを行うのです。
ここで重要なことは、相手に伝えたいことをできるだけたくさん書き出すことです。
おそらくかなりの付箋の数になると考えられます。
もうこれ以上アイディアがでない！と感じたら、あなたのプレゼンの話題にふさわしくものを取り除きます。
あなたの企画内容に合わせて、2～6個のテーマに絞り込みましょう。
このくらいのテーマ数が、プレゼンを行うのにちょうどよい内容量です。
テーマが多くなってしまった場合、サブテーマとして採用し、関連するテーマに含めます。
プレゼン資料の構成で使えるPREP法とは？
企画内容の発表等、何かを説明したり知識や情報を提供する場のプレゼンである場合、
プレゼンの構成には「PREP法」を活用するとうまくいく場合が多いです。
もしもあなたが「内容がいまいちだ」「人を説得することに自信がない」と感じている場合、
PREP法を活用すればより説得力のある内容にすることができます。
PREPとは？
P：Point（結論）
R：Reason（理由）
E：Example（具体例）
P：Point（結論）
ここで気づくこととして、P（Point）が再度登場していることです。
これによって、聴衆の記憶に残りやすいプレゼンを行うことができます。
PREP法を活用した例を見てみましょう。
池田君（開発職、29歳）が、すこしクセのある上司で知られている桐生課長から、
「開発案件の内容を教えてくれ」と聞かれたシチュエーションです。
「桐生課長、この案件にはB案を採用して進めていこうと思います」
・・・（結論）
「なぜなら、A、B、C、という条件の異なる案を比較・検討したところ、その中でB案が最も品質が良く、費用も最小に抑えることができます」
・・・（理由）
「また、後の大量生産を考えると、他現場で実績のあるB案の条件が取引先にも高評価をいただいているとのことです」
・・・（具体例）
「よって、条件の良いB案を採用し、今回の案件は進めていきたいと考えています」
・・・（結論）
人を説得する際は、以上のような構成にすると効果が上がります。
さらに、発表内容の量が多くなってテーマが増えた場合でも、各テーマでPREP法を採用していけば、
より納得させるプレゼンを行うことができます。
資料やスライドもPREP法を意識した構成に作成すると「この内容はスッと頭に入ってくるな」と、
聴衆に受け止めてもらうことができます。
文章よりも視覚に訴える内容を意識しよう
様々なプレゼン発表を聴く機会があると、中には言葉だけで分かりづらい発表もあります。
スライドが切り替わった際、データの山で「うわー、ぐちゃぐちゃしてる」と目を背けたくなるような内容もあります。
よって、図解を適切に活用し、視覚で訴えるプレゼンを心掛けることが重要です。
数字はできるだけグラフ化する
あなたが旅行に行ったことがある場合、こんな経験はありませんか？
「宿泊したホテルの名前や部屋番号は覚えていないけれど、ロビーや外観の雰囲気は覚えている」
私はあります。
イメージとして宿泊したホテルを覚えているんですね。
つまりプレゼンでも、数字の羅列やだらだらした説明は聴衆にとって眠たくなります。
データや統計・数字を使用する場合、まずは最も伝えたいことを抽出してグラフ化します。
グラフにすることが難しい場合、簡単な図表にします。
詳細なデータはコピーして別に配布するとよいでしょう。
「配布資料は詳細に、プレゼン用視覚物は単純に」
これを意識してください。
ブラックアウト手法を活用しよう
スライドショーを行っている場合、これだけは絶対に覚えておいた方がいいという裏技があります。
「ブラックアウト手法」です。
簡単に述べると、
「スライド1」
↓
「黒画面」
↓
「スライド2」
といった流れです。
よく、話題は次に移っているのにスライドは前のままということがあります。
聴衆にとっては分かりづらい印象を与えてしまうので、スライドを切って黒い画面にしましょう。
黒画面を挿入することが手間ならば、キーの「B」を押すだけで即座にスライドが消えて何も映らない状態にすることが可能です。
次のスライドを出すためには「Enter」キーを押します。
スライドの切り替えをスムーズに行うことで、視覚に訴えるプレゼンを行うことができます。
まとめ
今回は「プレゼン資料の構成」についてお伝えしました。
重要なことは、ビジュアル化したスライドで聴衆に訴えるような発表を行うことです。
あなたには、「一枚の絵は千の言葉に値する」という意識を持って、スライドの作成を行ってください。
データや数値 → グラフ化
言葉 → 大きなフォントで箇条書き
といった感じです。
他にも質問等ありましたら、コメントお願いします。
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1991年生まれ。バスケ好きの会社員。
少しでも緊張や不安を和らげる方法を皆さんに知ってもらいたいと思い、
日々発信しています。
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